Documenti di sola lettura senza password

Un modo comune per proteggere i documenti è quello di impostare le opzioni di condivisione disponibili quando si salva il documento. Ad esempio, quando si salva il documento si può si può scegliere Strumenti | Opzioni generali e quindi compilare le password nella finestra di dialogo. Una password viene utilizzata per aprire il documento, e l'altro viene utilizzato se si desidera impedire modifiche al documento.

Lo svantaggio di queste opzioni di password è che l'utente, quando si cerca di aprire il documento, viene presentato con una finestra di dialogo che richiede una password. La differenza tra le due password è che se hai bisogno di una password per aprire, quindi l'utente sarà nemmeno in grado di aprire il documento senza di essa. Se avete bisogno di una password per modificare il documento, quindi l'utente può aprire una copia di sola lettura del documento, anche se non hanno la password.

Che cosa se non ha intenzione di fornire la password per gli utenti? In tal caso, chiedere una password sembra una perdita di tempo. Invece, sarebbe bello avere gli utenti siano in grado di saltare la finestra di dialogo e basta aprire una copia di sola lettura del documento. In questo caso, ci sono tre modi per implementare una soluzione.

Il primo (e più semplice) soluzione è quella di rendere il file di documento di sola lettura. All'interno di Windows (non Word), fare clic destro sul documento e scegliere l'opzione Proprietà. Nella finestra di dialogo risultante è possibile modificare l'attributo di sola lettura per il file. Se si contrassegna come sola lettura, quindi nessuno può modificare il documento; esso verrà automaticamente sola lettura quando viene aperto in Word. Naturalmente, non c'è niente di fermare qualcun altro di seguire gli stessi passi e cancellare l'attributo di sola lettura in modo che si possa cambiare il file originale.

Il secondo approccio è quello di approfittare delle vostre impostazioni di rete, se si dispone di una rete. Basta parlare con l'amministratore di sistema, e avere il suo creare una cartella in cui si può scrivere, ma da cui altri possono solo leggere. In questo modo non possono modificare il documento originale, ma è possibile.

Il terzo approccio è quello di proteggere il documento diverso. Quando si sceglie lo strumento Proteggi documento (sulla scheda Revisione del nastro), Word visualizza il riquadro attività Proteggi documento. Questo tipo di protezione è spesso utilizzato quando si crea forme, ma ha applicabilità ai documenti generali, pure.

Nel riquadro attività Proteggi documento, scegliere la casella di controllo sotto Modifica restrizioni, utilizzare l'elenco a discesa per scegliere la compilazione di moduli, fare clic su "Sì, su Applica protezione", e quindi fornire una password. Quando il documento è caricato in un momento successivo, l'utente non viene richiesta una password. L'utente, inoltre, non sarà in grado di fare altre cose, come ad esempio per selezionare il testo e copiarlo. L'utente, comunque, in grado di visualizzare e stampare il documento, se lo desideri.

WordTips è la vostra fonte per la formazione Microsoft Word conveniente. (Microsoft Word è il più popolare software di elaborazione testi del mondo.) Questa punta (11257) si applica a Microsoft Word 2007 e il 2010. Si può trovare una versione di questo suggerimento per l'interfaccia del menu precedente di Word qui: documenti di sola lettura senza una password.